“Kein Anschluss unter dieser Nummer”, “Empfänger unbekannt verzogen” oder “Herr Müller arbeitet schon lange nicht mehr hier”- diese Sätze gehören zu den meist gefürchteten in der Kundengewinnung und -bindung. Denn der lange Aufbau einer Geschäftsbeziehung kann mit einer dieser Aussagen wie eine Seifenblase zerplatzen. Dabei ist das ganz normal, nicht nur im Privatbereich, sondern auch im Geschäftsumfeld ändern sich Adressen von Zeit zu Zeit. Das Entscheidende ist nur, dass Sie diese Änderungen auch in Ihre Datenbank übertragen, damit der Kontakt und Ihr Geschäft nicht darunter leiden.

Die Datenbereinigung ist ein notwendiger Schritt, um eine hohe Datenqualität sicherzustellen. Gerade im B2B-Bereich stellen Umzüge nur einen Teil der Ursachen falscher Daten dar. Jegliche Änderungen beim Unternehmen, wie eine Umfirmierung, eine neue Telefonnummer oder ein Ansprechpartner, der das Unternehmen verlässt, können Ihren Datensatz unbrauchbar machen.

Ebenso können Tippfehler oder Zahlendreher bei der Eingabe, falsche oder unvollständige Informationen, Phantasie-Angaben Ihrer Interessenten oder weitere Änderungen zu fehlerhaften Daten in Ihren Systemen führen. Doch es gibt nicht nur falsche oder fehlende Informationen, die Ihre Arbeit erschweren, sondern auch doppelte Datensätze können ungeplante Folgen haben, sodass zum Beispiel ein potenzieller Kunde parallel von zwei Vertriebsmitarbeitern angesprochen wird.

Zielkriterien für die Datenqualität definieren

Bevor Sie starten, Adressdaten zu aktualisieren oder zu bereinigen, überlegen Sie sich zunächst, wie genau Ihre Datenbank am Ende aussehen soll. Welche Eigenschaften sollen Ihre Daten haben und auf welche Kriterien legen Sie besonderen Wert?

  • Vollständigkeit:
    Geben Sie vor, welche Parameter jeder Datensatz enthalten muss. Beschränken Sie sich dabei auf diese, die für Sie relevant sind.
    Z.B. Straße, Hausnummer, Telefonnummer,…
  • Richtigkeit/Validität:
    Nicht nur Sie, auch die DSGVO fordert richtige Daten. Stellen Sie sicher, dass keine falschen Werte oder Default-Werte eingetragen sind.
    Z.B. „m“ statt „w“, wenn kein Geschlecht angegeben wurde
  • Einheitlichkeit:
    Sind die Werte normiert und damit vergleichbar? Vereinheitlichen Sie Abkürzungen und Schreibweisen
    z.B. Müller AG oder Mueller Aktiengesellschaft
  • Aktualität:
    Stellen Sie sicher, dass keine Daten veralten und Sie stets auf aktuelle Daten zugreifen.
    Z.B. Firma zieht um
  • Eindeutigkeit:
    Es sollen möglichst keine Dubletten in der Datenbank enthalten sein.
    Z.B. Müller AG Bonn, Müller AG Dortmund

Achtung Duplikate: Löschen oder zusammenführen?

Dopplungen kommen leider in den besten Datenbanken vor durch mehrere Firmensitze, unterschiedliche Ansprechpartner oder einfach Tippfehler. Am besten Sie legen innerhalb Ihres Unternehmens fest, wie Sie damit umgehen. Eine Möglichkeit, ist den falschen oder unvollständigeren Datensatz zu löschen und nur einen beizubehalten. Hierbei besteht allerdings das Risiko, dass Informationen verloren gehen, die nur im gelöschten Datensatz eingetragen waren. Deshalb ist es oft sinnvoller, doppelte Datensätze zusammenzulegen, damit sich fehlende Datenpunkte ergänzen.

B2B Datenbereinigung – Ihre Möglichkeiten im Vergleich

Eines ist klar – Sie können sich nicht darauf verlassen, dass Ihre Kunden Ihnen jede Änderung mitteilen. Sie müssen selbst tätig werden. Bereinigen Sie die Daten selbst oder geben Sie sie an einen Dienstleister? Legen Sie Ihr Vorgehen fest und wägen Sie Vor- und Nachteile ab.

1. Manuelle Adresskorrektur bei Aufruf eines Datensatzes

Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter einen Datensatz aufruft, überprüft und aktualisiert er die Adressdaten. Die Aktualisierung erfolgt sozusagen nach Bedarf.

  • Ihre Adressen sind immer aktuell, wenn Sie gerade gebraucht werden
  • Die Informationen können bei Kontaktaufnahme direkt beim Kunden abgefragt werden
  • Dubletten werden hierbei meist nicht erkannt
  • Erhöhter Zeitaufwand pro Kundenkontakt
  • Nicht angefasste Datensätze veralten oder bleiben fehlerhaft, folglich sind automatisierte Abrufe oder Mailings nicht aktuell
  • Risiko von mangelnder Sorgfalt aufgrund Zeitdruck

2. Fachkraft für Datenqualität einstellen

Sie stellen je nach Aufwand eine Teil- oder Vollzeitkraft ein, die sich ausschließlich um die Datenbereinigung kümmert.

  • Systematisches Vorgehen bei Datenpflege
  • Verantwortlichkeit klar vergeben
  • Hohe Kosten durch zusätzlichen Personalaufwand
  • Langer und andauernder Prozess
  • Datenqualität abhängig von Sorgfalt

3. Aktuelle Adressen kaufen

Sie kaufen in regelmäßigen Abständen aktuelle Adressen ein und gleichen diese mit Ihrer Datenbank ab. Die Adressvalidierung und -Aktualisierung erfolgt zu einem Zeitpunkt.

  • Einmaliger, bzw. regelmäßiger Aufwand, daher Kosten gut kalkulierbar
  • Aktualisierung auf einen Schlag
  • Zwischenzeitig ändernde Adressen bleiben erstmal veraltet
  • Regelmäßiger Zeitaufwand durch Abgleich mit Datenbank

4. Aktualisierung durch Dienstleister

Sie geben Ihre Daten an einen Dienstleister weiter und überlassen ihm die Aktualisierung.

  • Sie sparen großen Aufwand ein
  • Sie geben die Verantwortung aus der Hand

All diese Möglichkeiten erfordern einen aufwändigen Prozess von der Datenanalyse über die Bereinigung bis hin zur Überwachung, damit sichergestellt ist, dass die Daten auch regelmäßig aktualisiert werden. Mittlerweile gibt es aber auch Lösung, die einen Großteil der Arbeit automatisieren.

Automatisierte Unterstützung bei der B2B Datenbereinigung

Sich bei der Adresspflege auf ein Tool zu verlassen, bringt eine Menge Vorteile mit sich. Der wohl größte ist, dass Sie wertvolle Arbeitszeit sparen und Ihre Mitarbeiter statt für „Fleißarbeiten“ wie die Datenbankpflege für Aufgaben einspannen können, bei denen wirklich ihre Expertise benötigt wird.

Echobot bietet mehrere Möglichkeiten, Ihre Daten zu bereinigen. Die Idee dahinter ist, dass Sie direkt bei Bedarf auf aktuelle Daten zugreifen, die Echobot aus verschiedensten Online-Quellen zu einem Firmenprofil aggregiert, wie z.B. Firmenwebseite, Handelsregister oder Online-Meldungen. Sie erhalten auf Knopfdruck, die Adresse, Firmenkontaktdaten, Ansprechpartner mit Kontaktdaten und weitere hilfreiche Informationen, die aktuell öffentlich im Netz zu finden sind.

Durch eine iFRAME-Lösung können Sie das aktuelle Firmenprofil direkt in Ihr CRM-System einbinden und neben Ihrem Datensatz aufrufen. Prüfen Sie bei jedem Aufruf die Datenqualität und gleichen Sie die Daten bei Bedarf ab. Es geht sogar noch komfortabler: Automatisieren Sie die Aktualisierung komplett über die Echobot API. Über diese Schnittstelle können Ihre Programmierer aktuelle Adressdaten direkt in Ihre Kundendatenbank übertragen und korrigieren.

Und falls Sie nur eine Firmenliste aktualisieren möchten, nutzen Sie einfach den Firmenimporter, mit dem Sie durch einen schnellen Upload Ihre Datenqualität überprüfen können.

Da Sie Ihre Daten nicht an Echobot weitergeben müssen, stehen Sie auch nicht im Konflikt mit der neuen Datenschutzgrundverordnung. Im Gegenteil, Echobot hilft Ihnen sogar, die Richtlinien besser einzuhalten:

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Foto/Visualisierung Titelbild: adimas / Adobe Stock