B2B-Vertrieb: Sinnvolle Terminierung für effizientes Arbeiten im Homeoffice

Das erwartet Sie in diesem Beitrag:

Warum sollten Vertriebler Ihren Arbeitstag in verschiedene Phasen unterteilen?
Wieso helfen Terminierungstools dabei die Effizienz im B2B-Vertrieb zu steigern?
Welche Tools eignen sich für die Terminierung?

Eine gute Planung und Struktur sind die Basis für Produktivität und Erfolg. Insbesondere Vertriebler im Homeoffice sollten die Macht der Planung nicht unterschätzen. Verschiedene Aufgabenbereiche müssen möglichst gut aufeinander abgestimmt werden, sodass alle To-dos am Ende des Tages geschafft werden.

Dazu ist es notwendig, Zeitfenster einzuplanen, in denen der Fokus auf bestimmte Bereiche gelegt wird. Dazwischen sind auch Pufferzeiten für z. B. Besprechungen und Videocalls, vor allem im Homeoffice, eingehende Anrufe, aber auch kleinere Pausen sinnvoll. Um den Überblick über die eigenen Termine und die Tagesplanung zu bewahren, sollten feststehende Termine und interne Meetings in integrierte Kalender eingetragen werden. Diese können mit Kollegen öffentlich oder als Blocker zensiert geteilt werden.

Das ist so lange eine optimale Planungsmethode, wie keine externen Meeting-Terminierungen durch z. B. Kundenanfragen über die Website dazukommen. Dann kann es schnell unübersichtlich und komplex werden. Zeitpuffer werden beispielsweise ignoriert, es reiht sich ein Termin an den nächsten und Meetings oder Gesprächseinstiege können sich hektisch und unprofessionell gestalten.

Arbeitstag sinnvoll strukturieren

Damit man den Überblick und die Struktur nicht verliert, sollte man Zeit für die verschiedenen Phasen des Vertriebsalltags reservieren:

Reservierte Zeit für Demos / Terminierte Calls

Erreichbarkeit für Inbound Calls

Kaltakquise / Kontaktieren von Leads

Angehen von Wiedervorlagen

Um Zeitblocker, kollaborative Abteilungen und externe Terminierungsprozesse einzuhalten, bietet es sich an spezielle Tools zu nutzen. Diese sind in den eigenen Kalender integriert, sodass bestehende und neue Termine automatisch synchronisiert werden.

Zudem können Zeitfenster festgelegt werden, in denen externe Termine stattfinden können. Der Gesprächspartner kann sich so ohne zeitlichen und organisatorischen Aufwand selbst einen Termin innerhalb des Zeitfensters reservieren. Statt also mehrfach E-Mails zur Terminfindung zu schreiben oder am Telefon die Kalender abzugleichen, können Termine ganz einfach selbst vom Gesprächspartner ausgewählt werden. Dadurch müssen keine gesonderten Abstimmungen getroffen werden oder manuell nach übereinstimmenden freien Slots in den Kalendern gesucht werden. Sobald der gewünschte Termin reserviert und bestätigt wurde, wird dieser sofort als Einladung an alle teilnehmenden Personen geschickt und mit den eigenen Outlook-Kalendern synchronisiert. Bei verfügbaren Terminen können automatisch Zeitpuffer mit eingeplant werden, damit z. B. vor wichtigen Meetings oder Demo-Terminen Vorbereitungs- und Nachbereitungszeit zur Verfügung steht.

Tools für die Terminierung

Optimalerweise können Termine direkt mit bestehenden CRM-Datensätzen verknüpft und somit direkt den Kunden und Prospects zugewiesen werden. Das sorgt für zusätzliche Struktur und vermeidet redundante Arbeitsschritte. Mehrere Tools liefern verschiedene Vorteile und USPs für die Terminkoordination. Es bietet sich an, je nach Anwendungsfall auf verschiedene Tools zurückzugreifen und miteinander zu verbinden.

Die Basis: Microsoft Outlook

Für eine kumulierte Übersicht aller erstellten Termine bietet es sich an, mit Microsoft Outlook als Basis zu arbeiten. Dieser Kalender ist automatisch an den E-Mail-Host angebunden. So können Terminvorschläge mit einem Klick angenommen und in den Kalender eingetragen werden. Unternehmen, die generell viel mit der Microsoft Office Suite arbeiten, haben hier nicht nur organisatorische, sondern auch preislich Vorteile.

Externe Terminanfragen: Calendly oder Youcanbook.me

Um externe Terminanfragen besser automatisch zu koordinieren, eignen sich Calendly oder Youcanbook.me hervorragend. Verbunden mit dem Outlook-Kalender, können hier Zeitfenster, Termindauer und Zeit zwischen verschiedenen Terminen festgelegt werden. Ein Link führt dann auf eine Übersicht mit freien Terminslots, aus denen ein Interessent direkt mit seinen Kontaktinformationen einen Termin buchen kann. Der Link kann über verschiedene Wege, wie z. B. Webseiten, in LinkedIn oder über eine E-Mail, bereitgestellt werden. Bereits geblockte Termine werden dabei, je nach Einstellung, zensiert als belegt oder nicht mehr angezeigt.

Digitale Produktpräsentationen: Demodesk

Für die Terminierung einer Produktpräsentation oder eines Screencasts eignen sich Tools wie Demodesk sehr gut. Hier kann der Gesprächspartner ebenso über einen Link eine Terminanfrage stellen. Den gleichen Link können Sie dann verwenden, um mit dem Gesprächspartner einen Anruf mit Screensharing durchzuführen, z. B. für eine Softwaredemonstration.

Fazit

Egal ob im Homeoffice oder im Büro, Planung und Struktur sind der Kern für produktive Resultate. Mit zusätzlichen Tools und Features für den Kalender werden Übersichtlichkeit und Struktur geschaffen, um den Arbeitsalltag effektiv zu nutzen. Zusätzlich sparen sowohl Sie als auch Ihr Gesprächspartner Zeit bei der Terminkoordination und behalten ganz einfach den Überblick.