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Overview: Die wichtigsten Tools fürs Homeoffice

Das erwartet Sie in diesem Beitrag:

  • Welche Software ist notwendig, damit die Arbeit im Homeoffice reibungslos funktioniert?
  • Wie funktioniert Kommunikation und Aufgabenmanagement im Homeoffice?
  • Wie können Angestellte und Unternehmen gleichermaßen von der Arbeit im Homeoffice profitieren?
Overview: Die wichtigsten Tools fürs Homeoffice

In Deutschland gewinnt der Heimarbeitsplatz zunehmend an Bedeutung. Nur rund jeder zehnte Angestellte hat die Möglichkeit, Aufgaben dauerhaft oder zumindest gelegentlich auch am heimischen Schreibtisch zu erledigen.

Die Gründe, welche für eine Abkehr von der in Deutschland noch verbreiteten Präsenzkultur sprechen, sind vielfältig. Argumente wie Zeitersparnis durch entfallende Arbeitswege, bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und eine insgesamt höhere Wochenarbeitszeit überwiegen die Angst vor einer übermäßigen Vermischung von Arbeit und Privatem. Darüber hinaus bietet die Möglichkeit zum Arbeiten von zu Hause aus dem Arbeitgeber zusätzliche Sicherheit vor Ausfällen, die sich zum Beispiel ergeben, wenn Arbeitnehmer durch höhere Gewalt ihren Büroarbeitsplatz nicht erreichen können.

Damit sich das Homeoffice als mindestens gleichwertige Alternative oder zumindest Ergänzung zur klassischen Büroarbeit etablieren kann, bedarf es jedoch seitens Verantwortlicher in Unternehmen einiger organisatorischer Anstrengungen. Hierbei steht die Schaffung technischer Bedingungen klar im Vordergrund. Um effektiv arbeiten zu können, benötigt der Angestellte im Homeoffice eine Grundausstattung an geeigneter Software. Einige dieser elementaren Tools möchten wir Ihnen in diesem Artikel vorstellen.

Software im Homeoffice: Die wichtigsten Tools im Überblick

Die eigentlichen Voraussetzungen für die Arbeit von zu Hause aus schafft die erforderliche Software. Welche Tools im Detail benötigt werden, ist von der Art der täglich zu bewältigenden Aufgaben abhängig. Trotzdem finden sich einige Technologien, die sich als unverzichtbar erwiesen haben.

1. Kommunikation innerhalb des Unternehmens

Ein Grund, weshalb sich noch immer viele Unternehmen gegen die Arbeit im Homeoffice sträuben, ist die Annahme, unkomplizierte und schnelle Kommunikation zwischen Mitarbeitern sei nicht vergleichbar möglich. Tatsächlich entfällt bei der Telearbeit der in vielen Unternehmen übliche „Flurfunk“. Informeller Informationsaustausch und Entscheidungen „auf dem kleinen Dienstweg“ sind auf persönlichen Kontakt angewiesen. Essenzielle Kommunikation lässt sich jedoch auch technisch realisieren.

Zur Kommunikation eignet sich vor allen Dingen Online-Meetings. Mit geeigneter Software können auch größere Arbeitsgruppen in Bild und Ton zusammenfinden und dabei gemeinsam an Projekten arbeiten und auf Daten zugreifen.

Microsoft Teams ist Bestandteil von Microsoft Office 365. Als Kommunikationsplattform ermöglicht das Tool den multimedialen Austausch zwischen Mitgliedern verschiedener Gruppen und Teams. Die Funktionalität umfasst Gruppenchats, Instant Messaging, Audio- und Videokonferenzen sowie Telefonfunktionen über VoIP.

Für begrenzte Dauer bietet Microsoft eine kostenlose Version des Programms, für den vollen Funktionsumfang ist jedoch das Office 365 Abonnement unverzichtbar. Microsoft Teams ist dabei nur im Paket Business und Premium enthalten. Die Kosten werden für Unternehmen pro Nutzer und Monat berechnet. Microsoft Teams ersetzt Skype for Business Online, die kommerziell nutzbare, professionelle Variante der beliebten Video-Chat-Software.

Als Fernwartungssoftware entwickelt ermöglicht die Software TeamViewer sogenanntes Screen-Sharing. Hiermit haben Nutzergruppen als Clients über das Internet Zugriff auf einen gemeinsamen Desktop und können so gemeinsam an Projekten arbeiten. Darüber hinaus unterstützt TeamViewer Videokonferenzen und Dateitransfer innerhalb eines geschützten virtuellen Netzwerks (VPN).

Für private Anwender ist TeamViewer kostenfrei nutzbar. Für die kommerzielle Nutzung stehen drei unterschiedliche Abonnements zur Verfügung, die sich durch die Zahl möglicher Nutzer und maximal gleichzeitig aktiver Sitzungen unterscheiden. Die Berechnung der Kosten erfolgt monatlich bei jährlicher Abrechnung.

Als cloud-basierte Plattform ermöglicht Zoom seinen Nutzern Video-Meetings in HD-Qualität, Audiokonferenzen, Live-Chats und die Durchführung von Webinaren. Mit Desktop-Sharing, einer Whiteboard-Funktion und Dateitransfer umfasst Zoom alle Funktionen, die für die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter vor Ort und im Homeoffice erforderlich sind.

In einer Basisversion mit eingeschränktem Funktionsumfang ist Zoom kostenlos. Als wesentliche Einschränkung sind Gruppenbesprechungen hierbei auf 40 Minuten begrenzt. Um selber Konferenzen ausrichten zu können, benötigt man jedoch eine Moderatorenlizenz, welche nur in kostenpflichtigen Abonnements enthalten ist.

Quelle: www.zoom.us

2. Telefonisch erreichen und erreichbar bleiben

Grade im B2B-Vertrieb ist das Telefon eines der wichtigsten Werkzeuge. In allen Phasen des Vertriebsprozesses ist ein Telefonanruf die einfachste Möglichkeit, persönlichen Kontakt zum Kunden aufzubauen und dauerhaft zu halten. Gleichzeitig ist das Telefon für den Kundenservice unverzichtbar. Deshalb muss dieser Kommunikationskanal auch im Homeoffice zur Verfügung stehen. Dabei geht es vor allen Dingen darum, dass für den Kunden nicht ersichtlich sein sollte, ob er mit einem Mitarbeiter im Büro oder im Homeoffice spricht. Das heißt, ob durch Direktwahl oder Vermittlung aus einer Telefonzentrale, für den Kunden zählt die Festnetznummer des Unternehmens. Wenn der Mitarbeiter einen Kunden kontaktiert, sollte für diesen ebenfalls durch Rufnummernübertragung ausschließlich ein Firmenanschluss erkennbar sein. Ein Anruf von einem privaten Anschluss, selbst wenn dieser durch Rufnummernunterdrückung verschleiert werden könnte, kommt hierbei nicht in Frage.

Professionelle Telefonanlagen unterstützen hardwareseitig entsprechende Funktionen, wie zum Beispiel eine Anrufweiterleitung in beide Richtungen. Es finden sich aber auch hardwareunabhängige Lösungen.

Als webbasierte Cloud-Telefonanlage verzichtet peoplefone HOSTED auf klassische Hardware und baut eine virtuelle Telefonanlage auf, mit der unterschiedliche Endgeräte, über das Internet, Gespräche führen und Komfortfunktionen nutzen können.

Auch dieser Service steht im monatlichen Abonnement zur Verfügung, dessen Kosten in erster Linie von der gewünschten Anzahl an Benutzern abhängig sind.

Der Marktführer im Bereich Cloud-Telefonie gehört zum Telekommunikationsriesen Cisco Systems. Mit Servern in Deutschland verspricht Placetel eine Verfügbarkeit der Dienstleistung von 99,9 %. Über die Cloud-Telefonanlage können IP-Telefone, Smartphones, Tablet-PCs oder Laptops mit entsprechender Hardware weltweit telefonieren; einzige Voraussetzung: eine ausreichend schnelle und stabile Internetverbindung.

Bei Einrichtung einer virtuellen Telefonanlage kann eine bestehende Rufnummer portiert oder eine neue Nummer aus einem beliebigen Ortsnetz bestellt werden. Neben einfacher Telefonie lassen sich über die virtuelle Telefonleitung Faxe versenden aber auch Screen Sharing und Messaging-Funktionen nutzen. Mit einem zusätzlichen Modul eignet sich Placetel sogar für den Einsatz im Callcenter.

3. Office-Anwendungen 

Moderne Vertriebsarbeit ist ohne den Einsatz von Office-Anwendungen nicht mehr vorstellbar. E-Mail, Textdokumente, Tabellenkalkulationen oder Bildschirm-Präsentationen sind unverzichtbare Hilfsmittel, die zu erstellen und zu nutzen eine Grundvoraussetzung für fast jeden Beruf geworden ist.

Auch im Homeoffice kann ein Mitarbeiter nicht auf klassische Office-Software verzichten. Ein aktuelles Office-Paket enthält eine Sammlung aller Programme, die für den Büroalltag erforderlich sind, vom Textverarbeitungsprogramm, über Präsentationssoftware und Tabellenkalkulation bis hin zum E-Mail-Client.

Ausschlaggebend für die Wahl des geeigneten Pakets ist in erster Linie die Kompatibilität. Ob in der internen Zusammenarbeit oder der Kundenkommunikation: Dateien müssen sich ohne zusätzlichen Aufwand und Übertragungsfehler austauschen und an unterschiedlichen Stellen nutzen lassen.

Microsoft Office ist seit vielen Jahren der Platzhirsch unter den Office-Paketen. Sowohl in der privaten als auch in der kommerziellen Nutzung entscheiden sich die meisten Nutzer für Microsoft. In Fragen der Kompatibilität gibt MS Office den Ton an, an dem sich auch andere Anbieter orientieren müssen.

Microsoft Office 2019 ist die aktuelle Version des klassischen Software-Pakets zur Installation auf einem PC oder Laptop. Es beinhaltet unterschiedliche Anwendungen aus allen Bereichen des Büroalltags, sowohl in der Dateierstellung als auch in Kommunikation und Terminplanung.

Unternehmen entscheiden sich jedoch vermehrt für die Office-Webanwendung Microsoft Office 365. Mit ihr haben Nutzer über das Internet Zugriff auf Programme, ohne eine lokale Installation. Auch Daten können online gespeichert und so mobil abgerufen werden.

Microsoft Office 365 ist ein Office-Software-Abonnement. Das heißt, Unternehmen zahlen pro Nutzer bzw. in Paketen für eine festgelegte maximale Anzahl von Nutzern eine monatliche Gebühr.

LibreOffice ist für viele private Nutzer die kostenlose Alternative zu Microsoft Office. Die Nutzung ist aber auch zu kommerziellen Zwecken kostenfrei. Im Funktionsumfang orientiert sich LibreOffice erkennbar an Microsoft Office. Sowohl die Art der im Paket enthaltenen Programme als auch deren Aussehen, Funktionsumfang und Bedienung zeigen eindeutige Parallelen. Nicht zuletzt soll Anwendern damit der Umstieg erleichtert werden.

Mit LibreOffice Online bietet der Entwickler The Document Foundation ebenfalls eine Alternative zu Microsoft Office 365. Als Webapp ermöglicht der Online-Dienst über einen beliebigen Webbrowser Zugriff auf die Standardanwendungen des Office-Pakets.

4. Customer Relationship Management (CRM)

Das Gehirn eines B2B-Unternehmens ist in den meisten Fällen seine Kundendatenbank. Sie enthält alle wichtigen Informationen zu Leads, Zielkunden, Bestandskunden sowie Subunternehmern, Zulieferern und anderen Stakeholdern und Multiplikatoren. Grade in größeren Unternehmen mit einem entsprechend ausgeweiteten Netzwerk an Kontakten ist ein ungehinderter Zugriff auf das CRM-System wirtschaftlich überlebenswichtig.

Daten lokal zu speichern ist dabei in den meisten Fällen keine Alternative. Neben den grundlegenden Risiken die hiermit verbunden wären, zum Beispiel einem Datenverlust, müssen Änderungen an Daten nach Möglichkeit immer in Echtzeit für alle Beteiligte verfügbar sein.

Neben der Option, über eine VPN-Verbindung auf einen Firmenserver und damit auf interne Daten zugreifen zu können, bieten Cloud-CRM-Systeme eine zeitgemäße Möglichkeit, ohne größeren Aufwand Daten in einem CRM-System aus dem Homeoffice zu nutzen.

Salesforce zählt zu den international führenden Anbietern von Cloud-Computing-Lösungen für Unternehmen.

Sales Cloud ist ein webbasiertes CRM-System für vielfältige Aufgaben im Kundenbeziehungsmanagement und im Kundenservice.

Mit Sales Cloud sind die Kundendaten zentral gespeichert unabhängig vom Standort des Nutzers zugänglich. Sorgfältig gepflegt stehen so auch Mitarbeitern im Homeoffice tagesaktuelle Informationen zur Verfügung. Die Sales Cloud lässt sich außerdem mit Plugins erweitern.

Das Zoho CRM ist ein Browser-basierte Cloud-Lösung, die Mitarbeitern aus dem Vertrieb, dem Kundendienst, der Buchhaltung oder dem Projektmanagement flexiblen Zugriff auf online gespeicherte Kundendaten garantiert.

Das System bietet nützliche Zusatzfunktionen, wie zum Beispiel die Einbindung von Social Media Präsenzen mit einer Besucheranzeige oder die Verknüpfung von Kundendaten mit Dokumenten oder Medien.

Zoho CRM lässt sich individuell konfigurieren und kann so den Anforderungen von Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen angepasst werden.

Echobot CONNECT sammelt automatisiert aktuelle Informationen aus öffentlich verfügbaren Quellen und macht diese für Unternehmen nutzbar. Zu über 1,9 Mio. Unternehmen aus dem DACH-Raum finden Sie in übersichtlichen Firmendossiers Informationen zu Ansprechpartnern, Kontaktdaten, Finanzen und aktuellen News.

Mit der Integration oder API-Schnittstelle können Sie diese Informationen intelligent mit Ihrem CRM verknüpfen und direkt in Ihre Arbeitsabläufe integrieren. So erhalten Sie wichtige Informationen zu Ihren Leads und Ihren Zielkunden schnell und einfach direkt in Ihrem CRM-System.

5. Filehosting und Filesharing

Die Arbeit im Homeoffice lebt von den Vorzügen des papierlosen Büros. Dokumente auf dem Postweg zu versenden ist inzwischen weitgehend unzeitgemäß und wird auch aus Gründen der Effizienz nach Möglichkeit vermieden. Trotzdem kann auf die Arbeit mit Dokumenten und Unterlagen nicht verzichtet werden. Mitarbeiter im Homeoffice müssen in die Verteilung interner Dokumente einbezogen werden und benötigen für den Kundenkontakt aktuellen Content. Der oft gebräuchliche Versand via Mail gerät dabei grade bei großen Dateien schnell an technische Grenzen und erzeugt zudem zusätzlichen Arbeitsaufwand.

Die meisten Cloud-Computing-Lösungen bieten neben ihren Grundfunktionen auch frei verfügbaren Online-Speicherplatz, der als zentrale Ablage für Dateien aller Art genutzt werden kann. Dies gilt sowohl für webbasierte Office-Pakete als auch für Cloud-CRM-Systeme. Grade kleine Unternehmen können jedoch von alternativen Möglichkeiten profitieren.

cloud-computing

Filehosting und Cloud-Computing zeigen deutliche Überschneidungen und sind nicht leicht voneinander zu trennen. Filehosting bezeichnet die Nutzung von Online-Speichern zur Ablage und mobilen Nutzung von Dateien über das Internet. Besteht für mehrere Nutzer unabhängig voneinander die Möglichkeit, auf abgelegte Dateien zuzugreifen, spricht man von Filesharing.

Das kostenlose Angebot Dropbox Basic gehört seit Jahren zu den bekanntesten Filehosting-Diensten für private Anwender. Nach Registrierung stehen dem Anwender 2 GB Online-Speicher zur Verfügung. Dateien können über Freigaben mit anderen Nutzern geteilt werden.

Mit Dropbox Business können Unternehmen auf deutlich erweiterter Speicher und zusätzliche Premium-Features zurückgreifen. Mit Dropbox Advanced kann ein Team von mindestens drei Usern über unbegrenzten Speicherplatz verfügen.

Box bietet umfangreiche Online-Dienste zur Gestaltung eines digitalen Arbeitsplatzes und vernetzten Zusammenarbeit mobiler Teams. Ein zentraler Bestandteil ist das Filesharing. Ein Schwerpunkt liegt dabei in der Kontrolle und Unterstützung bei der Beachtung gesetzlicher Vorschriften zum Datenschutz.

Mit Box Drive ist über jeden Browser der Abruf und die Bearbeitung von zentral gespeicherten Dateien möglich. Mit Box Zones kann der Anwender zwischen verschiedenen internationalen Server-Standorten auswählen und so den Verpflichtungen zum Datenverbleib nach DSGVO nachkommen.

6. Arbeits- & Aufgabenmanagement 

Auch organisatorisch erfordert die Arbeit im Homeoffice einigen zusätzlichen Aufwand. Insbesondere wenn mehrere Abteilungen oder Mitarbeiter gemeinsam an einem Projekt arbeiten, müssen Arbeitsabläufe strukturiert, geplant und für alle Beteiligten zugänglich dokumentiert werden. Was in kleineren Teams, im klassischen Büroalltag vergleichsweise unkompliziert zu organisieren ist, bedarf in größeren Teams und bei räumlich getrennter Arbeit professioneller Organisation. Mit geeigneter Software lässt sich das Projektmanagement professionell strukturieren, um so auch inhaltlich und räumlich getrennte Mitarbeiter effizient zu vernetzen und auf gemeinsame Unternehmensziele auszurichten.

Asana ist eine Online-Plattform zur Arbeitsverwaltung in Teams und Unternehmen. Die verschiedenen Abonnement-Varianten – Basic, Premium, Business und Enterprise – bieten in unterschiedlichem Umfang Hilfsmittel zur Planung, Organisation und Dokumentation von Aufgaben und Arbeitsabläufen im Unternehmen. Aufgabenlisten und To-Dos können erfasst und in unterschiedlichen Ansichten dargestellt werden. Dabei können Teammitglieder individuelle und übergeordnete Aufgaben definieren, ihnen Prioritäten zuordnen und Fristen zur Erledigung setzen. Visuelle Projektpläne ermöglichen jedem Teammitglied einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand eines Projektes und nächste erforderliche Schritte sowie einzuhaltende Fristen.

Asana ermöglicht zudem die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben in der Projektorganisation. Die Verknüpfung mit anderen Tools wie Dropbox, Google Kalender, Outlook oder Salesforce erlaubt zudem eine Optimierung ansonsten getrennter Arbeitsabläufe. Darüber hinaus kann mit Asana über Aufgabenkommentare sowie Projekt- und Teamdiskussionen die Kommunikation zwischen den Beteiligten realisiert werden.

Microsoft Project ist seit vielen Jahren etabliert als Software im Projektmanagement. Zu lokalen Installation findet sich die Einzelplatzversion Microsoft Project Standard, als Server-Variante Microsoft Project Professional.

MS Project gestaltet auch für komplexe Projekte das Terminmanagement, Ressourcenmanagement sowie die allgemeine Projektüberwachung. Als cloudbasierter Bestandteil von Microsoft 365 erlaubt das Programm dabei den Zugriff über das Internet, von jedem beliebigen Standort aus.

Mit MS Project können Teammitglieder Dokumente teilen sowie die Team-Kommunikation über Chats oder Meetings realisieren. Dabei überzeugt das Programm vor allen Dingen durch seine Nähe zu anderen Microsoft Office-Anwendungen und lässt sich von jedem intuitiv bedienen, der schon mit anderen Programmen aus dem Office-Paket gearbeitet hat.

Fazit: Homeoffice als Chance nutzen

Die Arbeit im Homeoffice ist nicht nur eine temporäre Alternative in Krisenzeiten. Moderne Arbeitsplatzmodelle können in vielen Unternehmensbereichen die klassische Büroarbeit sinnvoll ergänzen. Das Homeoffice schafft Arbeitsbedingungen, von denen Angestellte und Unternehmer gleichermaßen profitieren.

Damit das räumlich dezentrale Arbeiten auch im Team gelingen kann, bedarf es jedoch einiger grundlegender, vorwiegend technischer Voraussetzungen. Mit der passenden Hard- und vor allen Dingen Software lassen sich Arbeitsabläufe so gestalten, dass der Ort, an dem der einzelne Mitarbeiter zum Einsatz kommt, keine Bedeutung für die Qualität der Arbeit und die zu erzielenden Ergebnisse hat.

B2B-Vertrieb im Homeoffice: Echobot Homeoffice-Lizenzen