Die 19 must-have CRM-Integrationen für Deinen Vertrieb

Heute widmen wir uns der Produktivität im Vertrieb und setzen an einem Ort an, der für VertrieblerInnen nahezu unumgänglich ist: am CRM-System. Denn hier „horten” Unternehmen nicht nur ihre Bestandskunden und alle dazugehörigen Daten, sondern meist auch die, die es noch werden sollen. Damit Du richtig durchstarten kannst, kommt es auf viele Details an: Sind die Daten auch korrekt, vollständig und aktuell? Beinhaltet das CRM alle notwendigen Funktionen, die Du brauchst? Und gibt es vielleicht Möglichkeiten, einzelne Arbeitsschritte noch effizienter zu gestalten?

Wenn Du es richtig anstellst, kann Dein CRM mehr sein, als eine bloße Sammlung Deiner Kunden- und Interessentendaten. Dann wird Dein CRM der „Place to be” im Vertrieb! Und das ist wörtlich gemeint: Spare Dir das ständige Hin- und Herspringen zwischen einzelnen Anwendungen und erledige endlich alle wichtigen Schritte an einem Ort. Damit Du das erreichst, musst Du Dein CRM mit den richtigen Apps und Integrationen ausstatten!

Wir haben die App-Stores von HubSpot und Salesforce – in Vertretung für alle anderen CRM-Systeme - für Dich durchforstet und Dir die heißesten Tipps aufgelistet. Falls Du ein anderes System nutzt, findest Du den Link zu Deinem App-Store am Ende des Artikels. Vielleicht findest Du nicht in jedem Store die gleichen, aber zumindest vergleichbare Integrationen.

CRM-Integrationen für bessere Daten

Um die Massen an Daten zu bändigen, die sich in CRM-Systemen verbergen, kommst Du kaum ohne technische Hilfe aus. Das merkst Du spätestens dann, wenn Du mal anfängst, händische CRM-Pflege zu betreiben. Geht es um das Einpflegen, die Aktualisierung oder Anreicherung von wichtigen Kundendaten, kann das ganz schön Zeit kosten. Gleiches gilt für den Umzug von Daten, wenn Du ein CRM wechselst oder vielleicht sogar zwei parallel nutzt. Die passenden Integrationen nehmen Dir zeitraubende Arbeitsschritte ab.

1. Datenmigration von/zu anderen CRM-Systemen

Wenn Du ein neues CRM-System einführen willst und alle Daten umziehen musst, gibt es hilfreiche Apps, um die Daten zwischen den Systemen zu transferieren. Einige bieten auch eine Sychronisationsfunktion an, die dann hilfreich ist, falls Du zwei Systeme parallel nutzt.

2. Datenaktualisierung und -anreicherung

Statische Daten veralten schnell: Ein Unternehmen muss nur umziehen, die Geschäftsführerin wechseln oder Deinen Ansprechpartner befördern – schon stimmen die CRM-Daten nicht mehr. Das muss jedoch nicht sein: Dealfront gibt Dir mit der CONNECT-Integration Zugriff auf aktuelle Daten aus öffentlichen Quellen und zeigt Dir direkt im Datensatz viele zusätzliche nützliche Informationen zu Firmen und Ansprechpartnern an. Diese kannst Du nach Belieben synchronisieren. So kannst Du Datensätze mit wenigen Klicks neu anlegen, anreichern oder aktualisieren.

CRM-Integrationen für ein besseres Zeitmanagement

Ja, obwohl das CRM eigentlich „nur ein Datenspeicher” ist, kannst Du es schaffen, damit Deine Prozesse zu optimieren. Denn mit den richtigen Integrationen laufen dort nicht nur Kundendaten zusammen, sondern auch sämtliche Sales-Aktivitäten. Und wo Daten sind, da sind auch Auswertungen möglich! Und wo Auswertungen sind – da finden sich immer auch Verbesserungsmöglichkeiten. Also los geht´s! 

3. Kalender

Wenn es darum geht, Meetings zu vereinbaren, hilft Dir eine CRM-Integration nicht nur, den Prozess zu vereinfachen: Wer schnell und professionell Termine setzt, wirkt verbindlicher und verlässlich. So lässt Du Deinem Prospect keine Chancen für einen Rückzieher. Mit den folgenden Integrationen synchronisierst Du ohne viel Schnickschnack Deinen Kalender mit dem CRM, behältst den Überblick über Termine und gibst Deinem Kontakt die Gelegenheit, einen Termin zu wählen, der für euch beide passt.

4. Aufgabenmanagement

An vollbepackten Arbeitstagen kann es schwer sein, den Überblick zu behalten. Deshalb sind gute Planung und Aufgabenmanagement sinnvoll. Gerade dann, wenn Du im Team arbeitest, Übergaben oder gemeinsame Projekte planst, ist es hilfreich, Arbeitsschritte zu dokumentieren und auch Aktivitäten im CRM zu kommentieren und sich gegenseitig zuweisen zu können.

5. Dashboards

Dashboards können Dir helfen, den Sales-Prozess, Deine Pipeline oder allgemeine Sales Reports immer im Blick zu behalten und regelmäßig zu verbessern. Tracke nicht nur alle Aktivitäten Deiner Sales MitarbeiterInnen, sondern erlaube Dir auch einen Blick zurück: Hast Du Deine Ziele im letzten Quartal erreicht? Und was prognostizieren die Zahlen für die Zukunft? Ebenso zeigt Dir eine übersichtliche Visualisierung gleich, wo Du Deinen Sales-Funnel noch optimieren kannst. Denn nur, wer seine KPIs auch kennt, kann sie kontinuierlich verbessern!

CRM-Integrationen für Prospecting und Kontaktaufnahme

Kommen wir zur eigentlichen Herausforderung für den Vertrieb: Neue Kunden „an Land zu ziehen”! Die gute Nachricht ist: Auch hierfür listen die CRM-Anbieter schon zahlreiche Helferlein in ihren App-Stores. Je nachdem, wie Du vorgehst, um neue potenzielle Kunden zu finden, kommen verschiedene Integrationen in Frage. Hier eine Auswahl: 

6. Visitenkarten-Scanner

Bist Du viel auf Messen oder persönlichen Treffen unterwegs und lernst zahlreiche Business Kontakte kennen? Dann kennst Du das Visitenkarten-Wirrwarr anschließend nur zu gut. Ein Visitenkarten-Scanner kann dann praktisch sein: Scanne die Visitenkarte Deines Gegenübers einfach direkt mit Deinem Smartphone und übertrage den Kontakt anschließend gleich in Dein CRM. Nach dem Event hast Du so etwa die Möglichkeit, aus den gesammelten Karten gleich eine Kampagne zu starten.

7. Webinare und Events

Insbesondere bei erklärungsbedürftigen Produkten und Serviceangeboten wird von Dir als VertrieblerIn verlangt, dass Du kreativ und vor allem informativ vorgehst, um Kunden zu gewinnen. Eine beliebte Abwechslung zu stupiden „Abtelefonieren” sind Webinare und andere (virtuelle) Informationsveranstaltungen bzw. Events.

Bei der Planung und Nachbearbeitung dieser Veranstaltungen unterstützt Dich eine CRM-Integration vom Einladungsmanagement, übers Kontakte Synchronisieren bis hin zur anschließenden Auswertung des ROI. So erkennst Du auf einen Blick, welcher Kunde oder Interessent bei welchem Event teilgenommen hat und wo Du weitere Gespräche führen kannst, um Abschlüsse zu erzielen.

8. Social Selling

Setzt Du auf Social Selling? Mit der LinkedIn Sales Navigator Integration kannst Du alle Vorteile des Sales Navigators direkt aus Deinem CRM heraus nutzen. Du kannst Mails an Kontakte versenden, erkennst gleich Gesprächseinstiege über Interessen oder gemeinsame Kontakte, bekommst Connections angezeigt und findest spannende neue Leads.

9. Intent Data

Sicher erinnerst Du Dich an unseren Intent Data Leitfaden. Dann weißt Du ganz genau, inwiefern Dir Intent Data Deine Arbeit erleichtern kann. Im B2B-Vertrieb ziehst Du den größten Nutzen aus diesen Informationen, wenn Du Intent Data direkt im CRM beim entsprechenden Datensatz findest. Intent Data verrät Dir, welche Unternehmen gerade nach Deiner Lösung suchen, wen Du anrufen musst und was du sagen kannst.

10. Gesprächsvorbereitung

Sobald der passende Prospect gefunden ist, geht es an die Vorbereitung des Erstgesprächs. An dieser Stelle kann ein Vertriebsassistent nicht schaden, der Dir alle relevanten Fragen beantworten kann: Wer ist der oder die richtige AnsprechpartnerIn? Wie erreiche ich ihn oder sie? Was sollte ich außerdem über das Unternehmen wissen (z.B. Wie steht es um die finanzielle Situation und welche aktuellen Themen stehen dort an?)? Gibt es aktuelle Trigger Events, die Dir einen passenden Gesprächseinstieg liefern oder auf den passenden Zeitpunkt zur Ansprache hinweisen? Genau das findest Du mit der richtigen Integration in Deinem CRM-Datensatz.

CRM-Integrationen für den Leadprozess

Auf dem Weg vom Lead zum Kunden durchläuft ein Interessent den sogenannten Leadprozess. In diesem wird er vom Marketing und Vertrieb, möglicherweise auch in mehreren Stufen, qualifiziert und an einen zuständigen VertriebsmitarbeiterIn weitergegeben. Im Leadprozess gibt es auch mehrere Ansatzpunkte, an denen Dir passende CRM-Integrationen Prozesse erleichtern.

11. Leadgenerierung und Formulare

Einer der wichtigsten Steps in Deinem Leadprozess ist die Synchronisation der Formulare Deiner Website mit Deinem CRM-System. So landen die dort eingegebenen Daten Deiner Leads direkt in Deiner Datenbank und gehen nicht verloren, sodass Du sie direkt analysieren, auswerten und bearbeiten kannst.

12. Leadscoring und Leadqualifizierung

Eingehende Leads sind nicht immer gleich verwertbar. Manchmal möchten die Interessenten ihre Daten nicht preisgeben und der eingehende Lead enthält kaum Daten oder kommt von Chuck Norris bei der Texas Ranger GmbH. Manche Leads enthalten reale Daten, kommen für Dich aber als Kunde nicht in Frage, da es sich zum Beispiel um Privatpersonen handelt.

Bevor solche Leads deshalb blind an VertriebsmitarbeiterInnen weitergereicht werden, lohnt es sich, sie nach Qualität zu bewerten und entsprechend zu qualifizieren oder zu disqualifizieren – am besten natürlich direkt im CRM mithilfe einer Integration:

13. Leadverteilung

Wo viele Leads auf ein großes Vertriebsteam kommen, braucht es ein gut organisiertes System, damit diese Leads auch fair und sinnvoll verteilt werden. Kriterien für die Verteilung können zum Beispiel sein: die Region, die Branche, die Leadquelle oder auch ganz individuell definierte Kriterien. Umso besser, wenn Du Deine Leads direkt im CRM an Deine KollegInnen zuweisen kannst. Noch besser, wenn eine Integration Dir dabei hilft!

CRM-Integrationen für eine einfachere Kommunikation

Egal, wie Du mit Deinen Prospects und Kunden kommunizierst, ob per E-Mail, Telefon, Videotelefonie, Chat oder Messenger, mittlerweile kannst Du nahezu alles in Dein CRM integrieren und die Kontaktaufnahme direkt aus dem Datensatz starten oder die schriftliche Kommunikation dort hinterlegen.

14. E-Mails

E-Mails schreiben gehört zum Daily Business. Hier lässt sich prima anknüpfen, um im Alltag Zeit zu sparen, indem Du Dein E-Mail-Tool mit Deinem CRM verknüpfst. Du sparst Dir den ständigen Wechsel zwischen den Tools und mailst Deinen Kontakten einfach direkt aus dem Datensatz heraus, bzw. bekommst die notwendigen Infos im E-Mail-Tool angezeigt. Neben vielen kleinen Features ist sicherlich das größte Plus, dass Du den kompletten E-Mail-Verlauf mit dem CRM-Datensatz synchronisieren kannst.

15. Business Messenger

Neben der Kommunikation mit den Kunden kann auch die Kommunikation mit Deinem Team fürs CRM relevant sein. Zum Beispiel dann, wenn Du mit einem Teamkollegen gemeinsam einen Account betreust. Die Slack- und Microsoft Teams-Integrationen unterstützen Dich dabei. Synchronisiere wichtige Infos, die besprochen wurden, in den CRM-Datensatz oder erhalte CRM-Mitteilungen direkt in Deinem Messagingdienst.

16. Telefon

Stell Dir vor, Du wirst angerufen und auf Deinem Bildschirm erscheinen direkt alle Infos zur Anruferin! Nein, keine Zauberei – nur eine CRM-Integration. Ebenso einfach kannst Du direkt aus dem Datensatz Deinen Kunden per Klick anwählen, Nummern und Kontakte synchronisieren, Telefonate im CRM analysieren und sogar automatisierte Workflows einrichten. Gerade für VertriebsmitarbeiterInnen, die viel Zeit am Telefon verbringen, ist solch eine Integration ein Muss.

17. Messenger

Gleiches gilt natürlich auch für SMS, WhatsApp oder sonstige Messenger. Synchronisation und Automatisierung steht auch hier hoch im Kurs und nimmt Dir zeitraubende Arbeitsschritte ab. Je nachdem, über welche Dienste Du kommunizierst, bieten CRM-Systeme passende Integrationsmöglichkeiten an. Auch hier haben wir eine kleine Auswahl für Dich ausgesucht:

CRM-Integrationen für den Vertragsabschluss

Auf dem Weg zum erfolgreichen Abschluss begleiten Dich im Vertrieb immer wieder Dokumente, die Du für Deinen Kunden aufsetzen musst und die gegebenenfalls mehrmals hin- und hergesendet werden. Das beginnt schon mit Infomaterialien, über Preislisten, Angebote, Rechnungen, Verträge bis hin zu Datenschutzerklärungen und vielem mehr. Auch hierfür lässt sich Dein CRM aufrüsten!

18. Formulare und Dokumente

Erstelle Templates im individuellen Design, die Du für jeden Kunden einfach aufrufen, anpassen und versenden – vielleicht sogar tracken – kannst. Fast immer mit dabei: digitale Signaturen, die das Ausdrucken ersparen.

19. Zahlungen

Mit diesem Punkt befinden wir uns schon an der Schnittstelle zum Finanzbereich, jedoch gehört die erfolgreiche Zahlung auch zum Vertriebsabschluss dazu. Es gibt diverse Rechnungstools, die Du – gemeinsam mit deinen KollegInnen, die für die Buchhaltung verantwortlich sind – auch in Deinem CRM nutzen kannst, um Rechnungen und Zahlungen im Kundendatensatz zu verwalten.

Integrationen für weitere CRM-Systeme

Für eine bessere Übersichtlichkeit haben wir uns auf die beiden CRM-Systeme HubSpot und Salesforce beschränkt. Falls Du ein anderes nutzt, kein Problem: Sicher findest Du in Deinem App-Store ähnliche Integrationen.

Wie du weitere Tools und Anwendungen in Dein CRM einbindest

Sicher haben wir mit unserer Auswahl nicht nur die Tools getroffen, die Du schon in Deinem Unternehmen etabliert hast. Und sicher gibt es genau diese Tools auch nicht immer als Integration für genau Dein CRM. Das heißt jedoch nicht, dass Du Dein Tool oder Dein CRM gleich wechseln musst.

Dienste wie Zapier oder Automate.io bieten zahlreiche Anbindungsmöglichkeiten zwischen einzelnen Systemen. Falls Dir also noch eine entscheidende Integration fehlt, versuchs mal damit!

Fazit: Verwandle Dein CRM in Deinen Lieblingsort

Mit den richtigen Anwendungen geht Dir Deine tägliche Arbeit im CRM nicht nur leichter von der Hand, sondern wird auch noch deutlich effektiver und sicher auch erfolgreicher. Du sparst Dir viele Wechsel zwischen verschiedenen Programmen, sammelst relevante Daten zentral an einem Ort und bist gleichzeitig immer mit Deinem Team verbunden. Wir wünschen Dir fleißiges Installieren und viel Erfolg in der Kundengewinnung!